die Fragen beziehen sich auf den notwendigen Umfang von Ausführungszeichnungen, normale Abläufe bei der Erstellung beim Versand von Ausschreibungen und den Umgang mit Rechnungen bei unvollständigen Leistungen.
Zunächst aber der Hintergrund: ein im Sommer 2008 in Niedersachsen erworbenes Einfamilienhaus (Baujahr. 1963) soll nach Erwerb umgebaut und vergrößert werden. Vor Kaufentscheidung gab es den ersten Kontakt mit Vor-Ort-Termin zu einem Planungs- und Architekturbüro, das ansonsten Holzfertighäuser plant und bauen lässt. Da uns der Umbau des alten Hauses im Stil eines Holzhauses (Aufstockung in Holzrahmenbau, skandinavischer Stil) vorschwebte entschieden wir uns dafür, dieses Planungsbüro zu fragen, ob sie einen Umbau in der Form planen und den Umbau leiten könnten. Die (aus unserer Sicht) notwendigen Maßnahmen hatten wir in Stichworten aufgeschrieben und an den Architekten geschickt. Zum Vor-Ort-Termin brachte er unsere Liste als Ausdruck mit und hatte zu den einzelnen Maßnahmen handschriftlich Preisangaben für die Umsetzung (Brutto) geschrieben (veranschlagte Summe inkl. Architektenleistung 149.000,- Brutto). Zügig entschieden wir uns und baten um die Ausarbeitung von Entwurfszeichnungen für die Beantragung von Fördergeldern (diese mussten VOR dem Hauskauf beantragt und zugesagt werden). Daraufhin erhielten wir eine schriftliche Auftragsbestätigung, mit folgenden Positionen, die wir unterschrieben und zurücksandten.
Mit Verweis auf die genannte Kostenschätzung beauftragten wir für die Umsetzung des Bauvorhabens das Planungsbüro für die Erstellung bzw. Durchführung der 1) Entwurf- und Angebotszeichnungen (Entwurfszeichnungen, Angebotszeichnungen) (1000,- Netto); 2) Bauantragsunterlagen (1400,-Netto); 3) Statik (2000,-Netto); 4) Wärmepass (300,- Netto); 5) Ausführungszeichnungen (1800,- Netto); 6) Ausschreibung und Vergabetexte (2300,- Netto); 7) Bauleitung (3900,- Netto). (Von HOAIAbk. steht da nichts.)
Anfangs lief alles gut und wir waren zufrieden, dass wir trotz der Distanz (wir wohnten damals noch 400 km vom Bauort; das Planungsbüro liegt 25 km vom Bauort) gut vorankamen und bei unseren Besuchen ca. alle 6 Wochen einen Gesprächstermin hatten. Zwischendurch lief die Kommunikation per email und Telefon. Anfang Oktober wurde der Bauantrag eingereicht mit dem Hinweis, dass jetzt auf die Genehmigung zu warten sei und in der Zeit bis dahin nicht weiter geplant werden könnte. Nach drei Wochen forderte das Bauamt direkt vom Planungsbüro weitere Standardunterlagen nach, die wir bereits unterschrieben und dort hinterlegt hatten. Wir erfuhren allerdings erst davon, als nach nochmaligen 3,5 Wochen einen Brief vom Bauamt bekamen, wo denn die nachgeforderten Unterlagen blieben. Durch unseren Anruf im Planungsbüro stellte sich heraus, dass die Unterlagen zwar seit der ersten Aufforderung bereitlägen, aber nicht von den Geschäftsführern (Dipl-Ing.) unterschrieben worden waren. Das war also die erste Verzögerung und im Nachhinein der erste Hinweis, dass die Kommunikation nicht gut war. Es dauerte bis Mitte Januar 09 bis die Genehmigung vorlag (obwohl sie nicht kompliziert war und vom Bauamt auf unsere Nachfrage mündlich schon vor Weihnachten vorlag) und wiederum eine Woche, bis wir endlich unseren Architekten telefonisch erwischten. Wir vereinbarten einen Termin, bei dem ich extra anreiste und wir ausführlich das weitere Vorgehen besprachen und bei dem uns mitgeteilt wurde, dass nun noch die Statik und die Ausschreibungen erstellt werden müssten, was ca. 3-4 Wochen dauern sollte, und dann Mitte März 09 mit den Bauarbeitern begonnen werden könnte. Das war wichtig, denn wir planten den Umzug und bekräftigten erneut wie schon vorher mündlich und schriftlich, dass wir im Juni 09 einziehen müssen. Unsere Kinder kommen im Sommer in den Kindergarten, Arbeit wird nach Elternzeit wieder aufgenommen. Weitere Detailfragen wurden danach per email und Telefon mit den Zeichnern geklärt. Wir zogen Anfang März in ein bis Ende Juni gemietes Ferienhaus nahe zum Bauort um. Auf erneute Nachfrage, wie der Bearbeiterungsstand sei, dauerte es mehrere Anrufe, bis wir herausbekamen, dass ein ganzer Stapel an Ausschreibungstexten fertig sei, vor dem Versand aber noch vom Geschäftsführer geprüft werden müsse. die von uns angegebenen beim Versand der Ausschreibungen zu berücksichtigten Handwerker fragten nun schon bei uns an, wo die Ausschreibungen blieben. Alle wussten, dass wir zügig anfangen mussten, wegen des Einzugstermins im Juni. Als dann ein befreundeter Handwerker einen Dreizeiler ("bitte machen Sie ein Angebot für Fenster laut beiliegender Pläne") gefaxt bekam und bei uns nachfragte, ob denn kein Positionsplan da war und ob wir ihm die Fenstermaße oder einen leserlichen Plan schicken könnten, beschlossen wir, die Zusammenarbeiter mit dem Planungsbüro zu kündigen. Wir kündigten schriftlich die Pos. 4 und 7 mit sofortiger Wirkung und mahnten die Pos. 3,5 und 6 an. Wenn wir innerhalb einer Woche keine Ergebnisse schriftlich vorliegen hätten und die Ausschreibungen an die Handwerker versendet wären, würden auch die Kündigung dieser Pos. gültig. Daraufhin erhielten wir mit Fristablauf einen Stapel Kopien mit Ausschreibungstexten und vorbereiteten VOBAbk.-Verträgen. Die Handwerksbetriebe waren zeitgleich angeschrieben worden, hatten aber nur 3 Tage Zeit, um dann an uns ein Angebot zu schicken. (Was sind normale Fristen?) Außer einer Handskizze zum Wandaufbau und den nach dem Gespräch ergänzten und am 1. Feb. 09 freigegebenn Zeichnungen (1:100) haben wir nichts erhalten.
Die Statik liegt nicht vor. (Nur nebenbei gefragt: wie können dann sinnvolle Ausschreibungstexte erstellt worden sein?) In einem Versuch, den Leisstungsstand bei einem Treffen abzuklären und die Grundlage für Schlussrechnung zu vereinbaren wurde uns erklärt, dass das Planungsbüro die Pos. 5 und 6 als vollständig ansieht. (O-Ton: "auf der Grundlage bauen wir Häuser")
Jetzt sollen wir die volle vereinbarte Summe für die Pos. 5 und 6 zahlen. Zunächst mal ist die jetzt versandte Rechnung keine Schlussrechnung, sondern lautet wie folgt:
5. Rate 14 % Ausführungszeichnungen 1778,- Netto;
6. Rate 18 % Ausschreibung und Vergabetexte 2286,-Netto.
dann MwSt, Endbetrag. sonst nichts!
Davon unabhängig halten wir sie angesichts der nicht vollständigen Leistungen relativ zum Angebot für zu hoch.
Hier also endlich die Fragen:
1) Sind Ausführungszeichnungen in 1:100 ausreichend und können diese wie veranschlagt berechnet werden?
2) Sind Ausschreibungstexte ohne nachweisgewiesene Statik überhaupt ernstzunehmen und zu bezahlen?
3) Lassen sich die beschriebenen Leistungen also vollständig abrechnen?
4) Sind Antwortfristen für Angebote von 3 Tagen normal?
5) Welche Ratschläge habt ihr, wie wir mit der Rechnung umgehen sollen?
Sorry für die Ausführlichkeit, das ganze existiert eben als Gesamtbild.
Vielen Dank im Voraus für Einschätzungen und Antworten!